Kaip optimizuoti buhalterijos darbą

Ieškant, kur sutaupyti, pirmiausia žiūrima į personalą. Mažinamas darbuotojų skaičius, karpomi atlyginimai, o likusieji dirba nepakeldami galvų. Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad daugiau taupyti nebėra kur.

Bet ar tikrai taip yra

Atlikus darbo peržiūrą paaiškėja beveik visada tas pats: dalis darbo daroma dėl paties darbo. Tai ypač pasakytina apie apskaitą įmonėse, veikiančiose jau ne vienerius metus.

Paprastas pavyzdys yra kanceliarinės prekės. Iki šiol pasitaiko įmonių, kurios tušinukus pajamuoja kaip prekes į sandėlį, skaičiuoja, kam kiek išdavė, ir kiekvieno mėnesio pabaigoje juos nurašinėja aktais. Kam tiksli tušinukų apskaita įmonei, kuri stato prekybos centrus.

Paklausus, kodėl taip daroma, atsakymas dažniausiai būna tas pats: mes taip darėme penkiolika metų.

Tokių pavyzdžių yra daug. Verslo apskaitos standartai keitėsi, mokesčiai keičiasi kasmet, o dalis pakeitimų buhalterio darbą ne apsunkina, o palengvina. Tačiau kuo ilgiau darbuotojas dirba vienoje vietoje, tuo sunkiau jis sutinka ką nors keisti.

Kaip šią problemą išspręsti

Kartais įmonėje pasikeičia vyriausiasis buhalteris, darbai peržiūrimi natūraliai ir klausimas išsisprendžia savaime. Tačiau keisti gerą specialistą vien dėl to neverta. Atvirkščiai, kuo dažniau įmonėje keičiasi buhalteris, tuo didesnė tikimybė, kad apskaitoje atsiras spragų.

Esmė ta, kad patyręs buhalteris ar skyriaus vadovas nėra procesų specialistas. Jam vienam sunku peržiūrėti savo paties darbą ir atsisakyti to, prie ko priprasta. Iš šalies trūkumus pastebėti daug lengviau.

Nuo ko pradėti

• Surašykite, kokias ataskaitas rengia buhalterija ir kas jomis realiai naudojasi.
• Peržiūrėkite, kurie duomenys renkami rankomis, nors juos galima gauti iš programos ar banko.
• Įvertinkite, kurios apskaitos smulkmenos nedaro įtakos nei mokesčiams, nei sprendimams.
• Susitarkite dėl vienos dokumentų perdavimo tvarkos ir jos laikykitės.

Dažniausiai jau šie keturi žingsniai atlaisvina kelias darbo dienas per mėnesį. Tos dienos yra pinigai, nesvarbu, ar jas dirba Jūsų darbuotojas, ar paslaugų teikėjas.

Turite klausimų dėl savo įmonės apskaitos? Skambinkite +370 605 65832 arba rašykite info@vizire.lt.